Klein- und Mittelunternehmen

Sie brauchen keine spezielle Ausrüstung, um loszulegen. Wählen Sie eine Geschäftsnummer — 0800, 0333 oder lokal — aus unserem Online-Nummernshop und leiten Sie Anrufe direkt auf Ihr Mobiltelefon weiter. Sie kann innerhalb weniger Stunden aktiv sein.

Wir liefern Anrufe über das Mobilfunknetz, nicht über das Internet. Keine App zu installieren, kein WLAN erforderlich, keine abgebrochenen Gespräche. Ihr Mobiltelefon klingelt genau so wie bei jedem anderen Anruf — 100 % Gesprächszustellung.

Führen Sie das Geschäft mit einem Partner oder einem kleinen Team? Leiten Sie Anrufe gleichzeitig an mehrere Mobiltelefone weiter. Wer zuerst abnimmt, nimmt den Anruf entgegen.

Wir aktivieren Ihre neue Geschäftsnummer in unserer Telefonanlage und leiten Anrufe auf Ihr Mobiltelefon weiter — oder an jedes Ziel Ihrer Wahl. Sie können jederzeit über unser Dashboard ändern, wohin Anrufe gehen.

Wenn Ihr Team von zu Hause, im Büro oder unterwegs arbeitet, erreichen Anrufe immer die richtige Person. Mit teambasierter Anrufumleitung können Sie Anrufe auf bis zu 100 Teammitglieder verteilen.

In Stoßzeiten leiten Sie Anrufe an einen anderen Kollegen oder an die Voicemail weiter, damit kein Anrufer verloren geht. Wenn es ruhiger wird, stellen Sie alles mit wenigen Klicks wieder um.

Jedes KMU ist anders, und unsere Plattform passt sich Ihrer Arbeitsweise an:

• Einzelunternehmer — leiten Sie Anrufe auf Ihr Mobiltelefon weiter und lassen Sie Voicemail Nachrichten aufnehmen, wenn Sie beschäftigt sind.
• Kleine Teams — verteilen Sie Anrufe unter Kollegen und legen Sie die Verfügbarkeit pro Person fest.
• Mehrere Standorte — leiten Sie Anrufer von einer zentralen Nummer an das richtige Büro oder die richtige Filiale weiter.
• Remote- und Hybrid-Teams — Anrufe erreichen Teammitglieder überall, egal welches Telefon sie nutzen.
• Erweiterte Funktionen — Warteschlangen, Sprachmenüs und Gesprächsaufzeichnung sind alle enthalten.

Sie haben allein angefangen — jeden Anruf selbst entgegengenommen. Dann haben Sie Ihren ersten Mitarbeiter eingestellt. Dann einen zweiten. Jetzt müssen Anrufe denjenigen erreichen, der gerade verfügbar ist — nicht nur Sie.

In unserem Team-Dashboard legt jedes Teammitglied seine eigene Verfügbarkeit fest. Anrufe werden in der von Ihnen gewählten Reihenfolge angeboten — wenn die erste Person nicht abnimmt, erhält die nächste den Anruf automatisch. Wenn jemand in den Urlaub geht, meldet er sich mit einem Klick ab. Wenn ein neuer Mitarbeiter anfängt, fügen Sie ihn in wenigen Minuten zum Team hinzu.

Sie behalten durchgehend dieselbe Geschäftsnummer. Ihre Kunden merken von den Änderungen dahinter nichts.

Viele KMU verlassen sich immer noch auf eine einzige Person, die alle Anrufe entgegennimmt — den Büoleiter, die Empfangsperson oder den Gründer. Wenn diese Person beschäftigt ist, telefoniert oder in der Mittagspause ist, bleiben Anrufe unbeantwortet. Wenn sie das Unternehmen verlässt, weiß niemand, wie die Telefone funktionieren.

Ein Sprachmenü löst dieses Problem dauerhaft: “Drücken Sie 1 für Vertrieb, drücken Sie 2 für Buchhaltung, drücken Sie 3 für Support.” Jede Option leitet an das richtige Team weiter — kein Single Point of Failure, kein Wissen, das in einem einzigen Kopf gespeichert ist. Das System funktioniert gleich, ob Sie 3 oder 30 Mitarbeiter haben.

Sie haben ein zweites Büro, ein Lager oder eine Filiale in einer anderen Stadt eröffnet. Jetzt müssen Anrufe den richtigen Standort erreichen — ohne Kunden mit mehreren Nummern zu verwirren.

Eine zentrale Nummer mit einem Sprachmenü leitet Anrufer an den richtigen Ort: “Drücken Sie 1 für Berlin, drücken Sie 2 für München, drücken Sie 3 für Zentrale.” Wenn ein Standort für den Tag geschlossen ist, werden Anrufe automatisch an das nächste verfügbare Büro weitergeleitet. Fügen Sie neue Standorte hinzu, wenn Sie wachsen — keine neuen Nummern erforderlich, nur eine schnelle Aktualisierung des Menüs.

Ihr Büro schließt um 17 Uhr, aber Ihre Kunden hören nicht auf anzurufen. Mit zeitbasierter Anrufumleitung gehen Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten an ein anderes Ziel — Voicemail, ein Bereitschaftstelefon, ein Partnerunternehmen oder einen externen Telefonservice.

Anrufer hören eine professionelle Ansage, erstellt mit unserer Text-to-Speech-KI — Ihre Öffnungszeiten, eine Website-URL und die Möglichkeit, eine Nachricht zu hinterlassen. Jede Voicemail wird per E-Mail weitergeleitet, damit Ihr Team sie am nächsten Morgen als Erstes sieht.

Die meisten KMU starten mit einer einzigen Telefonnummer für alles. Das funktioniert anfangs gut — aber sobald Sie ein Vertriebsteam und ein Supportteam haben, bedeutet alles auf einer Leitung, dass Ihr Vertriebsteam durch Supportanfragen unterbrochen wird und Ihr Supportteam Vertriebsanrufe entgegennimmt.

Nutzen Sie zwei Nummern — oder eine Nummer mit einem Menü — um die Anrufströme zu trennen. Neukundenanrufe gehen an Ihr Vertriebsteam. Bestandskundenanrufe gehen an den Support. Beide leiten an dasselbe Büro, dieselben Telefone, dieselben Personen weiter, wenn erforderlich — aber die Anrufumleitung sorgt dafür, dass die richtige Person zuerst abnimmt.

Eine 0800-Nummer zeigt Kunden, dass Sie es ernst meinen. Eine 0333-Nummer zeigt, dass Sie ein nationales Unternehmen sind. Eine lokale Nummer zeigt, dass Sie in ihrer Region vertreten sind. Die Nummer, die Sie wählen, bestimmt, wie Kunden Sie wahrnehmen — noch bevor Sie überhaupt den Hörer abnehmen.

Alle drei Typen sind in unserem Online-Nummernshop verfügbar und können innerhalb weniger Stunden aktiv sein. Sie können sich später umentscheiden — von einer lokalen Nummer zu einer nationalen wechseln oder eine kostenfreie Nummer zu Ihrem bestehenden Setup hinzufügen. Die Nummer bleibt bei Ihrem Unternehmen, unabhängig davon, wohin Sie umziehen oder welches Telefon Sie nutzen.

Sobald Ihr Team mehr als eine Handvoll Personen umfasst, wird es schwieriger, die Anrufqualität aufrechtzuerhalten. Mit Gesprächsaufzeichnung können Sie überprüfen, wie Anrufe bearbeitet werden, neue Mitarbeiter anhand realer Beispiele schulen und Streitigkeiten darüber klären, was am Telefon vereinbart wurde.

Für Unternehmen in regulierten Branchen — Finanzdienstleistungen, Versicherungen, Personalvermittlung — ist die Gesprächsaufzeichnung oft eine Compliance-Anforderung. Unsere Aufzeichnungen werden sicher gespeichert und sind jederzeit über das Dashboard abrufbar.

Wenn jedes Teammitglied telefoniert oder in einem Meeting ist, erreichen Anrufer Ihre Voicemail. Sie hinterlassen eine Nachricht, die sofort per E-Mail an Ihr Team weitergeleitet wird — damit Sie zurückrufen können, sobald jemand frei ist.

In Kombination mit einer Begrüßungsansage, die Anrufern Ihre Öffnungszeiten, Website oder aktuelle Reaktionszeit mitteilt, werden die meisten Routinefragen beantwortet, bevor sie überhaupt eine Nachricht hinterlassen. Ihr Team konzentriert sich auf die Anrufe, die wirklich ein Gespräch erfordern.

Die Nummer auf Ihrer Website, Ihren Visitenkarten, Ihrem Google-Eintrag und Ihren Rechnungen — diese Nummer sollte sich nie ändern. Mit CallFactory spielt es keine Rolle, ob Sie Ihr Büro wechseln, den Telefonanbieter wechseln, 50 neue Mitarbeiter einstellen oder drei neue Standorte eröffnen. Ihre Geschäftsnummer bleibt dieselbe. Was sich ändert, ist das, was dahinter passiert.

Unsere Nummern bewältigen 1 bis 3.000 gleichzeitige Anrufe. Sie werden ihnen nie entwachsen.

Wenn Ihre Telefonanlage mit dem Rest Ihrer Software kommunizieren muss — Ihrem CRM, Ihrem ERP, Ihrem Buchungssystem, Ihren internen Tools. Unsere private API verbindet beides.

Wir geben Ihnen keine generische Bibliothek und lassen Sie damit allein. Sie sagen uns, was Sie brauchen, wir prüfen die Machbarkeit und erstellen die genauen Endpunkte für Sie. Ziehen Sie Anrufstatistiken in Ihr eigenes Dashboard. Laden Sie Aufzeichnungen automatisch herunter. Ändern Sie die Anrufumleitung in Echtzeit, wenn sich Ihre Teamstruktur ändert. Ihr Entwickler programmiert gegen Endpunkte, die garantiert funktionieren — kein Rätselraten, keine verschwendete Entwicklungszeit.

Da wir unsere eigene Plattform entwickelt haben und selbst betreiben, können wir sie für jeden Anwendungsfall erweitern. Wenn Ihr Unternehmen etwas braucht, das es noch nicht gibt, bauen wir es.

Wir sind kein Wiederverkäufer — wir betreiben unsere eigene IVR-Plattform. Wenn etwas geändert werden muss, ändern wir es selbst. Wenn ein Problem auftritt, können wir es genau lokalisieren, bis auf die Anbieterebene. Bei einem Wiederverkäufer muss dieser zuerst seinen Plattformanbieter anrufen, der dann untersuchen muss, der dann zurückmeldet, der dann Ihnen antwortet. Wenn Sie ein Unternehmen führen und die Dinge einfach funktionieren müssen, funktioniert diese Kette einfach nicht.

Weil wir alle Technologie lieben — und unsere Freizeit damit verbringen, an Computern, Telefonen, IVR und künstlicher Intelligenz zu tüfteln — sind immer mehrere Kollegen gleichzeitig online. Wenn etwas passiert, ist bereits jemand da. Unser Support-Postfach wird abends, nachts und am Wochenende überwacht. Unser Team ist auf Slack mit Benachrichtigungen auf unseren Mobiltelefonen, damit wir rund um die Uhr erreichbar bleiben. Für Kunden, die es wünschen, richten wir einen dedizierten Slack-Kanal ein, damit Sie uns jederzeit sofort per Nachricht erreichen können.

Bei anderen Anbietern brauchen Sie strenge und teure SLAs, um dieses Maß an Aufmerksamkeit zu erhalten. Und wenn tatsächlich etwas passiert, entpuppt sich das SLA oft als bloßes Stück Papier — der Support ist trotzdem nicht da, wenn Sie ihn brauchen. Unser „Best Effort"-SLA ist das Beste, was Sie bekommen können: motivierte Teammitglieder, die die Plattform in- und auswendig kennen und Ihnen helfen wollen.