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Vereinigte StaatenIhr Telefonmenü, nur eben gesprochen.
Statt „Drücken Sie die 1 für den Vertrieb“ sagt der Anrufer einfach Vertrieb, und das Gespräch geht an das Vertriebsteam. Dieselben Regeln wie in Ihrem Telefonmenü, dieselbe Vorhersehbarkeit, nur muss niemand mehr beim Autofahren nach einer Taste suchen.
Funktioniert mit Ihrer CallFactory-Nummer · an einem Nachmittag eingerichtet · ohne Programmierung
Kein Gespräch, sondern eine Liste mit Stichwörtern
Das klingt nach einer Einschränkung, und genau das ist der Grund, sie zu nehmen. Die Rezeption macht eine Sache, und die macht sie jedes Mal gleich: hören, was jemand sagt, es mit Ihrer Liste abgleichen und weiterverbinden. Es gibt keinen Moment, in dem sie etwas erfindet.
Derselbe Anrufer landet immer an derselben Stelle
Ihre Regeln stehen in einer Reihenfolge, und die erste, die passt, bestimmt das Ziel. Sie können auf dem Papier nachlesen, wohin jeder Anruf geht. Das geht bei einem Telefonmenü auch, bei einem sprechenden Bot nicht.
Niemand muss sich eine Ziffer merken
Das Lästige an einem Telefonmenü ist nicht die Auswahl, sondern das Zuhören: vier Optionen hören, sich merken, welche die eigene war, und dann die Tastatur suchen. Hier sagen Sie einfach, worum es geht.
Sie ändern es selbst, auf einem Bildschirm
Stichwörter, Ziele, Reihenfolge, Ausweichverhalten und die Erkennungssprache stehen auf einem Einstellungsbildschirm. Kein Code, und Sie müssen dafür niemanden anrufen.
Rezeption oder Voicebot?
Das ist die einzige Frage, die Sie wirklich beantworten müssen, und sie ist leichter, als sie aussieht: Muss am Telefon etwas passieren, oder muss das Gespräch nur an der richtigen Stelle ankommen?
Virtuelle Rezeption
Das Gespräch muss nur bei der richtigen Person ankommen. Was danach passiert, erledigt ein Mensch.
- Hört ein Stichwort und verbindet weiter
- Schlägt nichts nach und hält nichts fest
- An einem Nachmittag eingerichtet, von Ihnen selbst
- Funktioniert mit Ihrer Nummer, kein eigenes Projekt
KI-Voicebot
Während des Gesprächs muss etwas passieren: ein Termin, eine Bestellung, eine Abfrage.
- Führt ein Gespräch und fragt nach
- Schlägt nach, plant ein, rechnet aus, hält fest
- Wir bauen ihn, in zwei Werktagen
- Für jedes Unternehmen eigens geschrieben
Wenn Sie unsicher sind, fangen Sie hier an. Die Rezeption läuft längst, bevor ein Voicebot fertig wäre, und nach zwei Wochen zeigen Ihre eigenen Weiterleitungen, ob Gespräche dabei sind, die mehr brauchen. Dann wissen Sie sofort, welche, und genau das brauchen wir, um einen Voicebot für Sie zu schreiben.
Vier Dinge, auf einem Bildschirm
Mehr ist es nicht. Der Rest ist das bestehende Routing Ihrer Nummer, das einfach weiter funktioniert wie bisher.
Die Willkommensnachricht
Was der Anrufer hört, bevor er etwas sagt. Sie tippen sie ein; die Stimme kommt aus Text-zu-Sprache.
Die Stichwörter
Pro Ziel ein paar Wörter, die Ihre Anrufer wirklich benutzen. Nicht Ihre Abteilungsnamen, sondern die Wörter, die Anrufer sagen.
Was ohne Treffer passiert
Weiterverbinden an ein Team, an die Voicemail oder noch einmal nachfragen. Diese Einstellung entscheidet, ob jemand hängen bleibt.
Die Erkennungssprache
Worauf die Spracherkennung achtet. Rufen Menschen in zwei Sprachen an, wählen Sie die Sprache, in der die meisten Stichwörter fallen.
Das Stichwort ist die ganze Arbeit. Fast alles, was schiefgeht, geht schief, weil die Liste aus dem Organigramm heraus geschrieben wurde statt aus Sicht des Anrufers. Kaum jemand sagt „Debitorenbuchhaltung“; man sagt „eine Rechnung“ oder „ich habe einen Brief bekommen“. Tragen Sie mehrere Wörter pro Ziel ein, und hören Sie in der ersten Woche ein paar Gespräche nach.
Wo der Unterschied am größten ist
Überall dort, wo eine Nummer in mehrere Richtungen führen muss und der Anrufer selbst genau weiß, wohin er will.
Wenn alle auf der Baustelle sind
Wer „Störung“ sagt, landet beim Bereitschaftstechniker, wer „Planung“ sagt, im Büro. Niemand auf dem Gerüst muss sich ein Telefonmenü anhören.
Wenn Vertrieb und Buchhaltung durcheinanderlaufen
Rechnungen und Zahlungen gehen direkt an die Buchhaltung, statt erst beim Vertrieb zu landen und dann weiterverbunden zu werden.
Wenn Ihr Team verteilt sitzt
Eine Geschäftsnummer, und hinter den Stichwörtern sitzen Teams in verschiedenen Ländern. Der Anrufer merkt davon nichts.
Was Sie vorab wissen möchten
Dann passiert, was Sie eingestellt haben: weiterverbinden an ein festes Team, an die Voicemail oder noch einmal nachfragen. Die Rezeption rät nicht und erfindet kein Ziel, denn ein falsch weitergeleitetes Gespräch ist ärgerlicher als eines, das in der Zentrale landet.
Ja. Ein Ziel ist ein Team, eine Person oder einfach eine Telefonnummer, auch eine Mobilnummer. Damit eignet sich die Rezeption für einen Bereitschaftstechniker oder einen Wochenenddienst.
Ja, genau dafür ist sie da. Möchten Sie beides, Sprechen für alle, die das können, und Tasten für alle, die das lieber mögen, geht das auch, aber in der Praxis entscheiden sich die meisten Unternehmen für eins.
Meistens ja, aber nicht immer. Deshalb ist das Ausweichverhalten wichtiger als die Stichwortliste: Wird etwas nicht verstanden, muss der Anrufer irgendwo landen, wo ein Mensch sitzt.
Verarbeitung und Speicherung finden innerhalb der EU statt, mit einem Auftragsverarbeitungsvertrag. Gesprächsinhalte verwenden wir nicht zum Trainieren von Modellen, und das ist vertraglich festgelegt. Aufnahmen speichern wir höchstens dreißig Tage.
Die virtuelle Rezeption nimmt eingehende Anrufe automatisch an und verbindet Anrufer anhand gesprochener Stichwörter weiter.
Das System hört auf Stichwörter wie Vertrieb, Support oder Rechnung und verbindet den Anruf nach der ersten Regel weiter, die passt.
Ja. Sie wählen die Sprache, die für die Spracherkennung verwendet wird, und das verbessert die Genauigkeit.
