Belgien
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Schweden
Spanien
Vereinigte StaatenFünf Minuten später wissen nur noch Sie, was vereinbart wurde.
Ein zugesagter Rückruf, eine Abmessung, die nicht stimmte, ein Kunde, der nächste Woche entscheidet. Sie tippen es unter das Gespräch, zu dem es gehört, und ab diesem Moment weiß Ihr Kollege es auch — selbst wenn Sie an dem Tag nicht da sind.
Kein separates System, kein zusätzlicher Bildschirm. Das Feld steht unter dem Gespräch in Ihrem Dashboard.
Anrufe · heute · Beispiel
Nur Favoriten
- +49 221 210 4471 — Bauunternehmen Wolf 09:14 · 6:22
Angebot 2211 angenommen, Lieferung muss aber vor dem 14. sein. Will Bestätigung per Mail.
- +49 171 284 7119 — Frau Hartmann 11:02 · 2:47
Zum zweiten Mal wegen derselben Rechnung. An die Buchhaltung weitergegeben, die ruft morgen zurück.
- +49 30 555 0188 11:40 · 0:48
Notiz hinzufügen…
Der Stern sagt: „Hier ist etwas zu tun.“ Die Notiz sagt, was.
Was aus dem wird, was Sie am Telefon vereinbaren
Meistens nicht viel. Es steckt in jemandes Kopf, auf einem Zettel oder in einer Mail an sich selbst, und damit bei einer einzigen Person.
Nach drei Gesprächen ist das Detail weg
Sie wissen noch, dass etwas vereinbart wurde, aber nicht mehr, ob es der Vierzehnte oder der Fünfzehnte war. Bei einem Kunden, der sich darauf verlässt, ist das der Unterschied zwischen richtig und falsch.
Ihr Kollege fängt wieder von vorne an
Der Kunde ruft zurück, landet bei jemand anderem und muss seine Geschichte noch einmal erzählen. Für ihn ist es dieselbe Firma, für Sie waren es zwei getrennte Gespräche.
Das wichtige Gespräch steht zwischen sechzig anderen
In einer Liste mit allen Gesprächen von heute fällt der warme Lead nicht auf. Er steht dort genauso wie der Anrufer, der sich verwählt hat.
Übergabe zwischen Kollegen
Die eine arbeitet Teilzeit, der andere ist morgen im Urlaub, und ein Dritter nimmt kurz ab, weil die ersten beiden im Gespräch sind. Ohne Notizen steckt der Kontext vor allem im Kopf dessen, der das Gespräch geführt hat, während er mit Notizen beim Gespräch bleibt, wo jeder Kollege ihn sieht.
Ein Beispiel: Ein Kunde ruft am Montag wegen eines Angebots an, und der Verkäufer verspricht, sich am Dienstag zu melden, woraufhin er unter das Gespräch tippt: „Kunde wartet auf Preisanpassung Los A, Dienstag nachfassen“. Ruft der Kunde am Dienstagmorgen selbst zurück, während der Verkäufer in einer Besprechung sitzt, sieht der Kollege, der abnimmt, sofort, worum es geht. So geht auch keine Rückrufbitte mehr verloren.
Ein Stern für die Dringlichkeit, ein Feld für den Inhalt
Die beiden gehören zusammen und funktionieren doch unabhängig voneinander. Kennzeichnen geht mit einem Klick, während Sie noch telefonieren; die Notiz tippen Sie danach.
Hier ist etwas zu tun
Ein Klick neben dem Gespräch, und Sie können Ihre Liste auf die gekennzeichneten Gespräche filtern. Keine Kategorien, die sich jemand ausdenken muss, und nichts einzurichten: ein einziges Signal, das Ihr ganzes Team sieht.
Ändert nichts am Routing oder an der Bearbeitung des Anrufs. Es ist schlicht eine Kennzeichnung.
Genau das wurde vereinbart
Ein Textfeld unter dem Gespräch. Klicken, tippen, speichern: während des Gesprächs, direkt danach oder Stunden später. Die Notiz bleibt mit diesem Gespräch verknüpft und ist nicht privat, sondern für das ganze Team sichtbar.
Reiner Text, kurz und handlungsorientiert. Kein Formular, das ausgefüllt werden muss.
Zusammen ergeben sie eine gemeinsame Sprache: Der Stern sagt, dass etwas passieren muss, und die Notiz sagt, was, ohne dass jemand eine separate Nachricht schreiben muss.
Eine Kundenhistorie, die niemand gepflegt hat
Jede Notiz ist eine Sache von zwei Zeilen. Nach einem Jahr steht da eine Akte, die niemand als Projekt angelegt hat, gerade weil sie Gespräch für Gespräch entstanden ist und nicht als Aufgabe im Nachhinein.
- 14. März
Erstes Angebot besprochen, will es intern abstimmen
- 2. April
2211 angenommen, Lieferung vor dem 14., Bestätigung per Mail
- 11. April
Rief wegen Verzögerung an — Spedition, nicht wir. Entschuldigung ausgesprochen
- 3. Juni
Fragt, ob derselbe Rabatt für eine zweite Bestellung gilt
Ruft dieser Kunde in einem halben Jahr wieder an, liest der Kollege, der gerade abnimmt, das in zehn Sekunden durch und weiß, worum es geht, einschließlich der Tatsache, dass die Verzögerung nicht an Ihnen lag. Genau da liegt der eigentliche Unterschied: Der Kontext reist mit dem Kunden mit, statt bei einem Kollegen zu bleiben.
Wie Sie es im Team nutzen
Wann Sie tippen
jederzeitWährend des Gesprächs, gleich danach oder am Ende des Tages, wenn Sie Ihre Liste durchgehen. Die Notiz hängt am Gespräch, nicht am Zeitpunkt.
Was der Stern bedeutet
Ihre AbspracheDas legen Sie im Team fest: ein warmer Lead, etwas, das nachgefasst werden muss, oder ein Gespräch, das Ihre Führungskraft sehen sollte. Eine feste Bedeutung hat er nicht.
Wer es sieht und ändert
geteiltJeder in Ihrem Team. Notizen sind nicht privat (das ist so gewollt), und Sie können später etwas ergänzen oder herausnehmen. Ihre Kollegen ebenso.
Wo Sie es wiederfinden
FilterIn Ihrer Anrufliste, gefiltert mit „Nur Favoriten“, oder pro Nummer, wenn ein Kunde zurückruft.
Das ist kein CRM, und es soll auch keins werden
Ein Notizfeld und ein Stern reichen genau aus, um festzuhalten, was in einem Gespräch gesagt wurde. Was sie nicht tun: einen Status pflegen, Aufgaben zuweisen, Erinnerungen verschicken oder über Ihre Pipeline berichten. Wer das braucht, braucht ein CRM, und dann ist die Frage nicht, ob Sie diese Notizen nutzen, sondern ob sie über die API in diesem System landen.
Und weil das Feld geteilt und änderbar ist, ist es auch kein verbindliches Protokoll: Jeder kann etwas ergänzen und etwas herausnehmen. Das ist praktisch, wenn sich nach dem Gespräch noch etwas ändert, bedeutet aber, dass eine Notiz eine Arbeitsnotiz ist und kein Beweis. Müssen Sie wiederfinden können, was wörtlich gesagt wurde, brauchen Sie die Gesprächsaufzeichnung, und an die kommt nur der Administrator.
Ab dem Paket Telefonanlage
Anrufnotizen gibt es in den Paketen Telefonanlage und Kundenservice, und im Paket Kundenservice folgen sie dem Anrufer, damit das ganze Team beim nächsten Gespräch sieht, was vereinbart wurde, ohne Aufpreis und ohne Limit bei der Anzahl der Notizen. Sie können es 7 Tage kostenlos testen, sodass Sie sehen, wie es in Ihren Arbeitsalltag passt.
Diese Funktion ist ab dem Paket Telefonanlage kostenlos enthalten, bei jeder deutschen Telefonnummer oder internationalen Telefonnummer.
Was Kunden dazu fragen
Ja. Das Feld steht unter dem Gespräch in Ihrem Dashboard, und Sie können während des Gesprächs, direkt danach oder Stunden später hineintippen. Die meisten tun es in den letzten dreißig Sekunden des Gesprächs.
Nein, Ihr ganzes Team sieht sie, und genau darum geht es. Eine private Notiz löst nicht das Problem, dass Ihr Kollege nicht weiß, was vereinbart wurde. Schreiben Sie sie also so, als würde ein Kollege sie lesen, denn genau das passiert.
Ja. Sie können etwas hinzufügen und etwas löschen, was praktisch ist, wenn sich nach dem Gespräch noch etwas ändert oder versehentlich etwas darin steht, das dort nicht hingehört. Weil das Feld geteilt ist, kann Ihr Kollege das auch.
Das, was Sie im Team vereinbaren. Er hat keine feste Bedeutung und ändert nichts am Routing oder an der Bearbeitung des Anrufs; er ist lediglich eine Möglichkeit, ein Gespräch unter allen anderen wiederzufinden.
Ja, sie bleiben mit diesem Gespräch verknüpft. Über Wochen und Monate entsteht so ganz von selbst eine Historie pro Kunde.
Über die API können Gesprächsdaten in Ihr eigenes System fließen. Arbeiten Sie mit einem CRM, ist das der bessere Ort für den Kundenkontext; diese Notizen sind für das da, was am Telefon gesagt wurde, und sollen kein CRM ersetzen.
Nein. Anrufnotizen sind schriftliche Vermerke unter einem Gespräch, während Gesprächsaufzeichnungen das Gespräch selbst als Audio festhalten. Beide Funktionen arbeiten nebeneinander und ergänzen sich.
Ja. Sie fügen Notizen zu eingehenden, ausgehenden und verpassten Anrufen hinzu, wobei sie unabhängig von der Art zusammen mit dem Anruf gespeichert werden.
Nein. Sie schreiben pro Gespräch so viel wie nötig, wobei kurze und konkrete Notizen in der Praxis am besten funktionieren, weil sie sich leicht nachlesen und abarbeiten lassen.
Beginnen Sie mit den Anrufen von heute
Kennzeichnen Sie mit einem Stern, was nachgefasst werden muss, und tippen Sie eine Zeile darunter. Morgen weiß es Ihr ganzes Team noch.
