Ein Vorteil einer solchen Telefonnummer ist, dass sie sämtliche lokalen Nummern Ihrer Standorte abdecken kann. Möglich macht das ein intelligentes System namens Interactive Voice Response (IVR), ein Sprachcomputer. 

Die Weiterleitung eines Anrufers zu dem relevantesten Büro, der nächstgelegenen Filiale oder der Person in der richtigen Abteilung muss dann nicht länger manuell erfolgen. Der Sprachcomputer verarbeitet alle über Ihre Servicerufnummer hereinkommenden Anrufe und verteilt sie auf die in Ihrem Unternehmen existierenden Anschlüsse. Das funktioniert mithilfe der Infrastruktur und Geräte, die bei Ihnen vorhanden sind.  

Aber wie geht das Konfigurieren Ihrer Servicerufnummer nun genau vor sich? Auf diese Frage gibt es verschiedene Antworten, denn die Verteilung Ihres eingehenden Telefonverkehrs kann auf unterschiedliche Art und Weise bewerkstelligt werden. In diesem Artikel schildern wir Ihnen, welche Möglichkeiten existieren, damit Sie entscheiden können, welche am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Option 1: Sie lassen Ihren Anrufer auswählen

Haben Sie ein Unternehmen mit Abteilungen, die nicht per se für ein bestimmtes geografisches Gebiet zuständig sind? Oder befinden sich beispielsweise Ihre Verwaltung und Ihr technischer Dienst an unterschiedlichen Standorten? Dann geben Sie Ihrem Anrufer die Möglichkeit, sich selbst mit der gewünschten Abteilung zu verbinden. Mithilfe des Auswahlmenüs kann er mit nur einem einzigen Tastendruck die Verbindung zu der gewünschten Person oder Abteilung herstellen. Dafür sollte das Menü allerdings kurz und übersichtlich sein – vermeiden Sie Entscheidungsstress!

Option 2: Verteilung auf Grundlage der Vorwahl

Diese Option ist geeignet für Firmen und Organisationen, die landesweit aktiv sind, und dabei über Niederlassungen verfügen, die bestimmte Regionen abdecken. Bei einer traditionellen Nummer hat das zur Folge, dass der Anrufer von einem Telefonisten persönlich begrüßt und manuell mit der nächstgelegenen Niederlassung verbunden wird.  

Bei der vorwahlbasierten Anrufweiterleitung verteilt unser IVR-System die hereinkommenden Gespräche anhand der Vorwahl des Anrufers auf die Standorte Ihres Unternehmens. Gemeinsam mit Ihnen erstellen wir eine Liste mit den Vorwahlnummern und den dazugehörigen Standorten. Zudem besteht die Möglichkeit, eine standortspezifische Ansage abspielen zu lassen, bevor der Anrufer zu einem Standort weitergeleitet wird. Und natürlich berücksichtigen wir auch die Öffnungszeiten.

Sie fragen sich vielleicht, was passiert, wenn eine Vorwahl nicht erkannt wird, weil der Anrufer beispielsweise von einem Mobiltelefon aus anruft. In diesem Fall ist das herkunftsbasierte Routing (Verteilung der Anrufe auf der Grundlage der Postleitzahl) die ideale Lösung. 

Option 3: Verteilung auf der Grundlage der Postleitzahl

Diese Option ist für Unternehmen geeignet, die nicht regional, sondern lokal aktiv sind, oder mit anderen Worten: für Unternehmen, die mehrere Niederlassungen in einer Vorwahlregion haben und eine feinmaschige Verteilung der Anrufer benötigen. Beim sogenannten herkunftsbasierten Routing verteilt unser IVR Ihre Anrufer auf Basis der Postleitzahl. Dabei wird der Anrufer gebeten, die 5 Ziffern seiner Postleitzahl einzugeben. Sie teilen uns vorab mit, welche Postleitzahlen zu welchem Standort gehören. Der Anrufer wird auf diese Weise mit Ihrer Filiale in dem betreffenden Bezirk oder einem Nachbarbezirk verbunden. Sie haben auch die Möglichkeit, eine Ansage abspielen zu lassen, bevor das Telefon an einem bestimmten Standort oder in einer speziellen Abteilung läutet.  

Wie schon gesagt, lässt sich das herkunftsbasierte Routing ideal mit der vorwahlbasierten Anrufweiterleitung kombinieren. 

Option 4: Eine maßgeschneiderte Lösung 

Wir können Ihnen natürlich auch eine maßgeschneiderte Lösung bieten, beispielsweise eine Kombination aus herkunftsbasiertem Routing und vorwahlbasierter Anrufweiterleitung. Oder wie wäre es mit einer Weiterleitung auf der Basis von Nummernerkennung? Dabei wird nicht die Vorwahl des Anrufers geprüft, sondern ob seine spezifische Festnetz- oder Mobilnummer in Ihrer Datenbank vorhanden ist. Das ist die Creme de la Creme der Telekommunikationsleistungen. Die nötige Verbindung zwischen unserem IVR und Ihrem CRM-System stellen wir mithilfe unseres API her. Wird die Nummer nicht erkannt, bieten Sie dem Anrufer ein Auswahlmenü oder Sie nutzen eine vorwahlbasierte Anrufweiterleitung oder ein herkunftsbasiertes Routing, um den Anrufer so effizient wie möglich mit der richtigen Person in Ihrem Unternehmen zu verbinden. 

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Die Call Factory macht es Ihnen so einfach wie möglich. Sie können die Optionen 1 bis 3 ganz problemlos über Ihr Online-Dashboard „Meine Call Factory“ einrichten. Abhängig von der Option, für die Sie sich entscheiden, sind Sie in nur wenigen Minuten fertig. Warum also nicht gleich heute alles regeln? Für eine maßgeschneiderte Lösung nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf über 0800-3305106.

29/08/2016 in :